Aby zweryfikować prawidłowość rozliczeń opłat eksploatacyjnych, warto skorzystać w ze wsparcia ekspertów. W Newmark Polska świadczymy usługę audytu kosztów.
Kluczowe znaczenie analizy kosztów
Koszty utrzymania i funkcjonowania nieruchomości to kluczowy element zarządzania powierzchnią biurową, który polega na zdefiniowaniu i szczegółowej analizie kosztów wchodzących w skład opłaty eksploatacyjnej. Pozwala to najemcy precyzyjnie rozróżnić wydatki związane z utrzymaniem biura od innych kosztów funkcjonowania wynajmowanej powierzchni. Audyt kosztów umożliwia weryfikację poprawności rozliczeń oraz wykrycie błędów lub niejasności w dokumentacji dostarczanej przez zarządcę lub wynajmującego, co przekłada się na większą przejrzystość finansową i realne oszczędności.
Weryfikacja rozliczeń i terminy audytu kosztów
Najemcy powierzchni komercyjnych mają zwykle od kilku do kilkunastu tygodni na weryfikację prawidłowości rozliczeń opłat eksploatacyjnych za poprzedni rok rozrachunkowy. Płatności są zazwyczaj dokonywane w formie comiesięcznych zaliczek, a następnie rozliczane za cały rok – oznacza to, że dokumenty rozliczeniowe powinny zostać udostępnione najemcy najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku. Po tym terminie dostęp do faktur, umów czy rachunków może okazać się utrudniony. W praktyce najemcy często koncentrują się na czynszu bazowym, choć opłaty eksploatacyjne mogą stanowić nawet 20-25% jego wartości.
Podczas audytu kosztów szczegółowo analizowane są wszystkie dokumenty dotyczące opłat za usługi świadczone na rzecz najemcy, takie jak koszty mediów, sprzątania, ochrony, konserwacji, a także podatki lokalne czy opłaty za odprowadzanie ścieków. Sprawdzane są również warunki umów i zasadność poszczególnych pozycji kosztowych. W efekcie najemca zyskuje pełną kontrolę nad wydatkami oraz transparentność w rozliczeniach, co ułatwia planowanie budżetu. Ponadto audyt kosztów umożliwia zaproponowanie m.in. usprawnień technicznych, a także wskazanie obszarów, w których można zoptymalizować wydatki operacyjne.
Transparentność i ochrona interesów najemcy z Newmark Polska
Kluczowe znaczenie ma również odpowiednie zabezpieczenie interesów najemcy w umowie najmu, w tym precyzyjne określenie jego udziału w powierzchniach wspólnych i katalogu usług mogących stanowić koszty eksploatacyjne. Dzięki takim rozwiązaniom najemca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za bieżące utrzymanie biura, a nie za inwestycje budynkowe, które powinny obciążać wynajmującego.
Jeżeli wynajmujesz już powierzchnię biurową, rozważ cykliczne przeprowadzanie analizy kosztów. W ramach usługi audyt kosztów eksperci z Newmark Polska pomogą Ci zyskać pełną wiedzę o wydatkach ponoszonych z tytułu umowy najmu biura.